¿Qué es la clasificación de un Tercero y cuándo usarla?
La clasificación de un Tercero define el rol que cumple dentro de la empresa y determina en qué módulos de Dataico queda disponible para su selección al registrar transacciones.
Clasificaciones disponibles
Son cuatro. En el formulario del Tercero aparecen así:
- Contabilidad: el Tercero puede usarse en asientos contables directos.
- Ventas: el Tercero actúa como cliente y aparece disponible en el módulo de Ventas para facturas, Notas Crédito, Notas Débito, POS y cuentas por cobrar.
- Compras: el Tercero actúa como proveedor y queda disponible en el módulo de Compras para documentos soporte, compras, Eventos de Recepción, egresos y cuentas por pagar.
- Seguridad Social y Nómina: el Tercero queda vinculado al módulo de Nómina.
En el formulario solo puedes marcar o desmarcar Ventas y Compras. Contabilidad viene activada en todos los Terceros, y Seguridad Social y Nómina la asigna Dataico cuando registras a la persona como empleado en el módulo de Nómina.
En el filtro Clasificación del listado de Terceros, las mismas cuatro opciones aparecen con estos nombres: Contabilidad, Cliente (equivale a Ventas), Proveedor (equivale a Compras) y Nomina (equivale a Seguridad Social y Nómina).
Por qué importa clasificar correctamente
Una clasificación incorrecta puede impedir que el Tercero aparezca en el módulo correcto o, al contrario, que aparezca donde no corresponde. En ambos casos se producen errores de selección durante la facturación o el registro de compras.
Si en el módulo de Ventas solo aparecen los Terceros clasificados como Clientes, no es posible emitir por descuido una factura a nombre de un proveedor.
¿Puede un Tercero tener más de una clasificación?
Sí. Un mismo Tercero puede tener varias clasificaciones simultáneamente si cumple varios roles. Es común que un proveedor también sea cliente de la empresa: en ese caso se activan ambas clasificaciones y el Tercero queda disponible en los módulos correspondientes a cada rol.
La clasificación se asigna al momento de crear el Tercero y puede modificarse después desde su ficha de edición.
La clasificación también decide a quién se asocia un asiento importado
Al importar comprobantes contables, la columna CATEGORIA_TERCERO del archivo se usa junto con el NIT para elegir el Tercero: si tienes varios registros con el mismo NIT en clasificaciones distintas, el asiento se asocia al de la clasificación declarada en el archivo. Si ninguno coincide con esa clasificación, se asocia a cualquier Tercero con ese NIT. Ver Paso a paso para importar comprobantes contables.
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