¿Cuáles son los campos para crear un nuevo Tercero?
El formulario para registrar un nuevo Tercero se organiza en cuatro grupos: datos obligatorios, disponibilidad y clasificación, dirección tributaria e información tributaria.
1. Datos obligatorios
Información básica de identificación:
- Número de identificación: número de NIT, cédula, pasaporte u otro documento. Al ingresarlo, el sistema calcula automáticamente el dígito de verificación (DV) cuando aplica.
- Dígito de verificación (DV): calculado automáticamente a partir del NIT. Es necesario para validar la información ante la DIAN.
- Tipo de documento: define el documento que identifica al Tercero. Puede ser NIT, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, entre otros.
- Tipo de persona: indica si el Tercero es una Persona Natural o una Persona Jurídica, según su Registro Único Tributario (RUT). Esta distinción afecta el tratamiento tributario.
- Razón social: nombre legal con el que opera una persona jurídica.
- Nombres: nombre(s) y apellido(s) de la persona natural.
- Nombre comercial: nombre con el que el Tercero opera públicamente, que puede diferir de la razón social. Ejemplo: el Tercero se llama "Pedro Rojas" pero opera como "Tienda de Abarrotes Rojas".
2. Disponibilidad y clasificación en la plataforma
Este grupo define en qué módulos estará disponible el Tercero para ser seleccionado al registrar transacciones. Las cuatro clasificaciones del formulario son:
- Contabilidad: habilita el Tercero para asientos contables directos.
- Ventas: activa el Tercero como cliente en facturas, POS, Notas Crédito, Notas Débito y cuentas por cobrar.
- Compras: activa el Tercero como proveedor en documentos soporte, compras, Eventos de Recepción, egresos y cuentas por pagar.
- Seguridad Social y Nómina: vincula el Tercero al módulo de Nómina como empleado.
Un mismo Tercero puede tener activas varias de estas opciones simultáneamente si cumple más de un rol.
3. Dirección tributaria
La dirección que se registre aquí aparece en los documentos de facturación, certificados y reportes generados por el sistema:
- País: país donde está registrado el Tercero.
- Departamento: departamento correspondiente al domicilio fiscal.
- Ciudad: ciudad de residencia o actividad del Tercero.
- Dirección: dirección exacta del domicilio fiscal.
4. Información tributaria
Estos campos clasifican al Tercero según su situación fiscal y determinan cómo se calculan los impuestos en los documentos que lo involucren:
- Actividad económica: código CIIU que representa la actividad principal del Tercero, consultable en la clasificación oficial de la DIAN.
- Responsabilidad de IVA: indica si el Tercero es Responsable de IVA (código 48 del RUT) o No responsable. Este campo afecta directamente si se cobra o no IVA en las facturas emitidas hacia ese Tercero. Un error aquí puede generar facturas con impuestos incorrectos.
- Responsabilidades fiscales: obligaciones tributarias del Tercero según el RUT (Gran Contribuyente, Autorretenedor, Agente de Retención IVA, Régimen Simple, entre otras).
- Correo electrónico: dirección a la que se le envían los documentos al Tercero. Se escribe sin espacios; si son varias, se separan con punto y coma (
;). Si queda un espacio, el sistema no deja guardar el Tercero. - Teléfono: número de contacto del Tercero, utilizado también en informes tributarios.
Importante: los campos de información tributaria deben completarse con base en el RUT del Tercero. Solicitar el RUT antes de crear el registro evita errores que afecten la liquidación de impuestos en facturas y documentos soporte.
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