¿Qué es el documento equivalente POS electrónico?

El documento equivalente POS electrónico es el reemplazo digital del tiquete POS en papel. Es un documento electrónico que sustituye al POS tradicional y puede expedirse sin distinción de cuantía, eliminando el tope de 5 UVT que existía anteriormente, de acuerdo con la Resolución 000165 de 2023.

¿Quiénes deben generar el POS electrónico?

De acuerdo con el artículo 17 de la Resolución 000165 de 2023, pueden generar y transmitir el documento equivalente electrónico quienes estén obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes contemplados en la norma.

Beneficios de hacer POS electrónico con Dataico

El documento POS sirve como soporte de operaciones de ventas para impuestos descontables, siempre que tenga los datos correctos del adquirente.
Permite llevar control de productos en inventario.
No aplica el límite de 5 UVT para su generación.
Cumple con los requisitos de la DIAN para ser deducible de impuestos.

Cambios que introduce el Anexo Técnico 1.0

El Anexo Técnico 1.0 (Resolución 000489 de 2022) estandariza los documentos equivalentes electrónicos. Los cambios más relevantes:

La factura POS pasa a ser un documento equivalente electrónico sin límite de cuantía.
El identificador del documento POS electrónico es el CUDE (Código Único de Documento Electrónico).
Es obligatorio tener habilitada una numeración de documentos equivalentes electrónicos. Las numeraciones no electrónicas generadas antes del 1 de mayo de 2024 ya no son válidas.
El documento POS electrónico es deducible de impuestos.
Se aplican nuevas reglas de validación en valores monetarios.

¿Qué es el CUDE?

El CUDE (Código Único de Documento Electrónico) es el identificador único asignado a cada documento equivalente electrónico. Cumple la misma función que el CUFE en las facturas electrónicas y permite rastrear el documento en los sistemas de la DIAN.

Requisitos para que el documento sea deducible

De acuerdo con el artículo 617 del Estatuto Tributario, el documento equivalente POS debe contener:

Que sea electrónico.
Nombre, apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
Un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva autorizado.
Fecha de expedición.
Valor total de la operación.

Los documentos POS electrónicos generados en Dataico incluyen todos estos elementos.

Contabilización del POS electrónico

Con la contabilidad automática activa, el documento equivalente POS electrónico genera su comprobante contable al guardarlo, igual que una factura electrónica, y la nota de ajuste que lo anula genera el comprobante inverso. Para eso necesita una regla contable de POS en Contabilidad > Reglas.

Si tu empresa ya llevaba contabilidad en Dataico, crea esa regla con Nueva regla y el tipo de documento POS (y otra para la Nota de Ajuste POS): al elegir el tipo, la regla se llena con las cuentas sugeridas, que puedes ajustar. Mientras no exista, el comprobante de cada POS queda pendiente; después de crear la regla puedes contabilizarlos desde comprobantes pendientes.

En Cartera, el POS electrónico también genera su cuenta por cobrar automáticamente, igual que una factura electrónica.

¿Debo solicitar una nueva numeración para POS electrónico?

Sí. Para generar documentos POS electrónicos se requiere una nueva Autorización de Numeración ante la DIAN (Formulario 1876) específica para documentos equivalentes. Las numeraciones de POS en papel anteriores al 1 de mayo de 2024 no son válidas para el sistema electrónico.

Si el prefijo de la nueva numeración es igual al que se usaba antes, el rango de consecutivos debe comenzar desde donde quedó la numeración anterior.