¿Cómo eliminar una nota de reemplazo en Nómina Electrónica?

Una nota de reemplazo creada por error, o generada al sincronizar cuando no se esperaba, se puede eliminar mientras la DIAN no la haya aceptado. Al eliminarla, la fila del empleado vuelve a mostrar el documento que la nota iba a reemplazar.

Cuándo se puede eliminar

Depende del estado de la nota ante la DIAN, que se ve en el color de su logo de la DIAN:

Estado de la nota	Logo de la DIAN	¿Se puede eliminar?
No Enviado	Negro	Sí
Rechazado	Rojo	Sí
Pendiente	Amarillo	No. Hay que esperar la respuesta de la DIAN
Aceptado	Verde	No. Se corrige con otra nota, como se explica al final

Pasos

Ir a Nómina > Historial de periodos y ubicar la tarjeta del mes.
En la fila Nómina electrónica de la tarjeta, hacer clic en su acción (según el estado del mes dice Revisar y enviar, Revisar, Sincronizar o Ver reporte). Se abre el listado de nómina electrónica del mes.
Ubicar al empleado. Se puede buscar por nombre en Búsqueda de Empleado. Cuando el empleado tiene una nota de reemplazo, su fila muestra el número de la nota.
Hacer clic en los tres puntos de la fila y seleccionar Eliminar.
Confirmar el mensaje: "Este proceso eliminará el documento soporte de nómina electrónica. ¿Está seguro de que desea continuar?".

Si en los tres puntos no aparece Eliminar, la nota ya fue enviada: está Pendiente o Aceptado.

Resultado

La nota desaparece del listado y la fila del empleado vuelve a mostrar el documento anterior, que sigue aceptado por la DIAN. Desde los tres puntos de esa fila se puede crear una nota de reemplazo nueva cuando haga falta.

Lo mismo aplica a una nota de eliminación que aún no se ha enviado o que fue rechazada: se elimina con la misma opción Eliminar.

Si la nota la generó la sincronización

Al hacer clic en Sincronizar, Dataico compara lo que ya se reportó a la DIAN con la liquidación del mes y genera una nota de reemplazo para cada empleado cuyos valores cambiaron. Si la nota se elimina y la liquidación sigue igual, la próxima sincronización la vuelve a generar.

Para que no vuelva a aparecer, primero hay que corregir la liquidación del período para que coincida con lo que corresponde reportar, y después sincronizar. El paso a paso está en Cómo sincronizar la Nómina Electrónica cuando se hacen cambios en los períodos.

Eliminar todos los documentos no enviados del mes

Al pie del listado de nómina electrónica, cuando hay documentos sin enviar, aparece el enlace Eliminar Nómina Electrónica no enviada. Elimina de una vez todos los documentos del mes en estado No Enviado: no solo las notas de reemplazo, también los documentos soporte y las notas de eliminación que no se han enviado. Los documentos Rechazado no se incluyen.

Antes de eliminar, el sistema muestra cuántos documentos se van a borrar y pide confirmar con Eliminar.

Si la nota ya fue aceptada por la DIAN

Una nota aceptada no se puede eliminar desde Dataico, porque la DIAN ya la tiene registrada. En los tres puntos de la fila del empleado quedan dos opciones:

Crear Nota de Reemplazo, para volver a corregir los valores. Ver Cómo realizar una nota de reemplazo en Nómina Electrónica.
Crear Nota de Eliminación, solo si el empleado no debía aparecer en ese período. Ver Nota de eliminación en Nómina Electrónica.