Nota de eliminación en Nómina Electrónica

La nota de eliminación invalida un documento soporte de nómina electrónica ya enviado a la DIAN, cuando un empleado fue incluido por error en un período en el que no debía aparecer.

La nota de eliminación aplica solo para ese caso. Cualquier corrección de valores en un documento ya enviado se hace con una nota de reemplazo.

Cuándo se genera una nota de eliminación

Ejemplo: en septiembre se envió la nómina a la DIAN, pero se incluyó un empleado que terminó su contrato en agosto. La liquidación debió registrarse en agosto, no en septiembre.

Para corregirlo hay que ajustar el período correcto y sincronizar. El sistema genera entonces la nota de eliminación del reporte incorrecto.

Cómo corregir el período y generar la nota

Reabrir el período del mes en el que debió registrarse la novedad (en el ejemplo, agosto): en el historial de períodos, hacer clic en el menú de tres puntos del período y seleccionar Editar periodo.

Para reabrir, todos los documentos de nómina electrónica del mes deben estar en estado No Enviado o Aceptado. Un documento Pendiente o Rechazado ante la DIAN bloquea la reapertura.
Dentro de ese período, agregar al empleado la novedad correcta (por ejemplo, terminación de contrato).
Reabrir de la misma forma el período que contiene el error (en el ejemplo, septiembre) y volver a liquidarlo.
En el reporte mensual de nómina electrónica, hacer clic en Sincronizar. El sistema revisa todos los empleados y retira al empleado del período incorrecto.
Dataico genera la nota de eliminación, que aparece en el período donde se envió el reporte incorrecto (septiembre).

Cómo generar la nota directamente

Cuando el error se identifica en el listado de nómina electrónica:

Ir a Nómina > Historial de periodos. En la tarjeta del mes, hacer clic en la acción de la fila Nómina electrónica (por ejemplo, Ver reporte).
Ubicar el documento enviado a la DIAN que no debía incluirse, hacer clic en los tres puntos y seleccionar Crear Nota de Eliminación.
Confirmar la advertencia del sistema y agregar la razón de la eliminación.
Hacer clic en Enviar a la DIAN para que la nota invalide el documento original.

Resultado

El documento original queda invalidado ante la DIAN. La nota de eliminación puede enviarse por correo, descargarse en PDF o consultarse en el listado de documentos soporte asociados.