¿Cómo registrar un conteo físico de inventario desde un archivo?

Cuando se cuenta la bodega, las cantidades de muchos productos se pueden cargar de una vez con un archivo. Dataico registra el conteo como un ajuste de inventario con la fecha en que se hizo, y cada producto contado queda con la cantidad que se escribió.

Dónde se encuentra

Haz clic en el menú de hamburguesa (las tres líneas) en la parte superior derecha y selecciona Importación.
Entra a la pestaña Productos e Inventario.
Elige Registrar ajustes y cantidades de inventario. Se abre el asistente Actualizar inventario, que tiene tres pasos.

Esta opción aparece solo para quien tiene acceso a Inventario.

Paso 1: descarga tus cantidades

Descarga el archivo conteo-fisico.xlsx. Trae todos los productos que mueven inventario, con estas columnas:

Columna	Qué contiene
REF	La referencia del producto
DESCRIPCION	El nombre del producto
CANTIDAD_EN_SISTEMA	La cantidad que Dataico tiene hoy, como guía para quien cuenta
CANTIDAD_FISICA	Vacía: aquí se escribe lo que se contó
COSTO_UNITARIO	El costo actual del producto. Viene vacía si el producto no tiene costo

El paso siguiente se habilita cuando descargas el archivo. Si la empresa no tiene productos que muevan inventario, el asistente lo indica y ofrece ir a Productos para crearlos o marcarlos.

Paso 2: actualiza tus cantidades

En CANTIDAD_FISICA escribe la cantidad con la que debe quedar cada producto. Un 0 también vale: el producto queda en cero.
Deja vacía la fila del producto que no vas a actualizar. Esa fila no se toca: el producto conserva su cantidad y su costo.
Cada producto al que le escribes una cantidad necesita un costo en COSTO_UNITARIO. Si el archivo ya lo trae, no hay que hacer nada; si viene vacío, escríbelo para que el inventario quede valorizado.

Cuando termines, haz clic en Ya llené mi archivo.

Paso 3: registra tu conteo

En ¿De cuándo es tu conteo? elige la fecha del conteo. Puede ser hoy o una fecha pasada, pero no una fecha futura.
Si quieres, escribe un Motivo. Queda en cada movimiento del conteo.
Sube el archivo en formato .xlsx.
Haz clic en Registrar conteo.

El conteo queda registrado a las 11:59 pm de la fecha elegida, es decir, después de todo lo que se movió ese día. Si la fecha es pasada, los movimientos posteriores a ella se aplican encima del conteo.

Resultado

El asistente confirma Conteo registrado e indica cuántos productos se contaron y cuántos presentaron diferencia. Con Ver el ajuste se abre el ajuste de inventario que generó el conteo. Ese ajuste también aparece en Productos e Inventario > Ajustes de inventario.

Si el archivo tiene errores

El archivo se registra completo o no se registra: si algo no cuadra, no entra ninguna cantidad. El asistente muestra cada problema con la fila y la celda donde está. Los más comunes:

Mensaje	Qué hacer
Este producto no existe	La referencia no está en Dataico. Créala desde Crear productos y descarga el archivo de cantidades de nuevo
Tienes más de un producto con esta referencia	Deja la referencia en un solo producto desde Productos
Esta referencia aparece más de una vez	Deja la referencia una sola vez en el archivo
Este producto no mueve inventario	Actívale el inventario desde Productos o deja vacía su fila
Escribe un número mayor o igual a cero	Corrige la cantidad o el costo de esa fila
Contaste este producto sin declarar su costo	Escribe el costo en COSTO_UNITARIO
No escribiste ninguna cantidad contada	Escribe al menos una cantidad en CANTIDAD_FISICA
Ya existe un conteo importado con fecha…	Esa fecha ya tiene un conteo. Anúlalo desde Ajustes de inventario y vuelve a subir el archivo

El archivo también se rechaza si le faltan las columnas REF, CANTIDAD_FISICA o COSTO_UNITARIO, si alguna de ellas aparece dos veces, si está vacío, si no está en formato .xlsx o si tiene más de 10.000 filas.

Cómo corregir un conteo ya registrado

Cada fecha admite un solo conteo. Para corregir uno, anula su ajuste desde Productos e Inventario > Ajustes de inventario y vuelve a registrar el conteo con esa fecha. Ver ¿Cómo anular y reactivar un ajuste de inventario?.

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