Cómo cargar el archivo de importación de productos en Dataico

Cuando una empresa inicia con Dataico o necesita ingresar o cambiar muchos productos, la importación masiva es la forma más eficiente de hacerlo. Esta funcionalidad permite crear y actualizar productos desde un archivo, sin tener que editar cada uno manualmente.

Por qué usar la carga masiva

Importar productos mediante archivo permite:

• Ahorrar tiempo al evitar el ingreso uno a uno.
• Reducir errores, ya que se puede revisar la información antes de subirla.
• Organizar mejor el inventario desde el inicio.
• Facilitar la migración si se viene de otro sistema.

Paso a paso para importar productos

1. Haz clic en el menú de hamburguesa (las tres líneas) en la parte superior derecha y selecciona la opción Importación.

   

2. Haz clic en la pestaña Productos e Inventario.

   

3. En la tarjeta Crear/Actualizar productos, elige Crear productos para cargar productos nuevos o Actualizar productos para editar los que ya tienes. Se abre un asistente de tres pasos.

   

   El mismo asistente se abre desde Productos e Inventario > Búsqueda de Productos, en el menú Importar: Crear masivamente abre Crear productos y Actualizar masivamente abre Actualizar productos.

4. Descarga el archivo. En Crear productos es la plantilla vacía plantilla-productos.xlsx; en Actualizar productos es mi-catalogo.xlsx, con todos tus productos y las columnas que se pueden editar. Si ya tienes el archivo listo, no hace falta descargarlo de nuevo: haz clic en Ya tengo mi plantilla.

   

5. Llena o edita el archivo. La referencia (REF) decide qué pasa con cada fila: si ya existe en Dataico, la fila actualiza ese producto; si es nueva, lo crea. Cambia solo las celdas que necesites y agrega los productos nuevos como filas al final; lo que no toques queda igual. Las columnas opcionales CUENTA_VENTA, CUENTA_DEVOLUCION_VENTAS, CUENTA_INVENTARIO y CUENTA_COSTO_GASTO asignan, reemplazan o quitan las cuentas PUC del producto: escribe el número de una cuenta de tu PUC sin subcuentas, o deja la celda vacía para quitarla. CUENTA_INVENTARIO solo aplica a productos inventariables. Si una cuenta no es válida, se rechaza el archivo completo. Cuando termines, haz clic en Ya está lista (o Ya está listo).

   

6. Sube el archivo desde el mismo asistente y haz clic en Crear productos o Actualizar productos.

   

   

Las cantidades no van en este archivo

Esta importación trabaja solo los datos de los productos y nunca cambia las cantidades de inventario. Si el archivo trae valores en las columnas CANTIDAD o COSTO_UNITARIO_INVENTARIO, se rechaza completo. Para cargar cantidades se usa la opción Registrar ajustes y cantidades de inventario de la misma pestaña. Ver Cómo registrar un conteo físico desde un archivo.

Si el archivo tiene errores

El archivo se procesa completo o no se procesa: si algo falla, no entra nada a medias. Dataico indica qué corregir y marca la celda donde está el problema.

Recomendaciones para completar el archivo

Para que la carga sea exitosa:

• Asegúrate de que los campos REF, PRECIO y UNIDAD estén como texto sin formato, no como número ni fórmula.
• No dejes columnas obligatorias vacías.
• No cambies los títulos de las columnas del archivo descargado.

Las notas de los encabezados

Cada encabezado de plantilla-productos.xlsx y de mi-catalogo.xlsx trae una nota con lo que acepta esa columna: si es obligatoria, el formato y los valores válidos, por ejemplo true o false en los campos booleanos, los códigos de unidad de medida y los porcentajes de impuesto. Para verla, pasa el cursor sobre el encabezado en Excel.

Referencia de campos principales

Para una descripción detallada de todos los campos y sus formatos, consulta el artículo Manual de campos del archivo de importación de productos.