¿Qué es el campo "Unidad de medida" en un producto?

La unidad de medida define cómo se cuantifica el bien o servicio que se vende o compra. Por ejemplo:

• Un negocio puede vender kilos de papa.
• Un estudio puede comprar horas de consultoría jurídica.
• Una distribuidora puede vender metros de tela.

¿Por qué es importante configurarla?

Hay dos razones principales:

1. Obligación legal: La DIAN exige que en las facturas electrónicas, documentos POS electrónicos y documentos soporte se especifique la unidad de medida de cada producto o servicio incluido en el documento.

2. Claridad en reportes y documentos: La unidad de medida facilita la lectura de los reportes de inventario y de los documentos que reciben los clientes o proveedores, al dejar claro a qué tipo de unidad hace referencia cada cantidad.

Cómo elegir la unidad de medida

Al crear o editar un producto, hacer clic en el campo Unidad de medida para desplegar el listado de opciones disponibles y seleccionar la que corresponde al producto. Ejemplos: Unidad, Kilo, Litro, Metro lineal, Servicio, entre otras.

Este campo es opcional desde el punto de vista del sistema, pero recomendado para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica.

¿Qué hacer si no aparece la unidad que necesitas?

El listado no se puede ampliar: las unidades de medida no se crean ni se editan. Son el catálogo estándar que exige la DIAN, con más de mil opciones, y tiene que ser el mismo para todos los emisores para que la DIAN pueda leer cualquier factura del país.

Lo que sí se puede hacer es buscar mejor dentro del listado. Está ordenado por código y cada opción muestra su descripción al lado, así que conviene escribir la descripción y no el código: "hora", "metro", "caja", "servicio". Casi siempre hay una equivalente, aunque no se llame igual que en el negocio.

Si ninguna se ajusta, la recomendación es usar Unidad (el código EA, que es el valor por defecto) y precisar la medida real en la descripción del producto.

"Unidad invalida" al importar productos

Al cargar productos desde un archivo, la columna UNIDAD solo acepta códigos del catálogo. Si trae cualquier otro valor, la importación responde unidad invalida sin señalar la fila.

Para ubicarla: abre el listado del campo Unidad de medida en cualquier producto, y compara contra los valores de tu archivo. Los errores más comunes son escribir la descripción en vez del código, y dejar la celda con un texto propio del negocio ("und", "c/u", "paquete"). La columna puede ir vacía porque es opcional, pero si trae un valor, tiene que ser un código del listado.