Manual de campos del archivo de importación de productos en Dataico
Cada columna del archivo de importación de productos tiene un nombre y un formato fijos. Esta es la referencia para diligenciar la plantilla que se descarga desde Crear productos o el catálogo que se descarga desde Actualizar productos, antes de subirlos de vuelta. Los títulos de las columnas deben quedar tal como vienen en el archivo.
Campos del archivo de importación
Los campos marcados con asterisco (*) tienen que llevar un valor en cada fila. Los demás pueden ir vacíos, pero sus columnas deben estar en el archivo; solo IBUA, ICUI%, IMP_CONSUMO_DEPARTAMENTAL_PORCENTUAL% y las cuatro columnas de cuentas se pueden quitar. En el archivo descargado, cada encabezado trae una nota con esta misma información: pasa el cursor sobre él para verla.
| Nombre de la columna | Formato | Descripción |
|---|---|---|
| REF* | Texto | Código único asignado al producto. Puede contener letras, números o una combinación de ambos. Ejemplos: AUD-X100, ABC123, 2154521A, 45157555. Si la referencia es solo números, escríbela como texto. Si ya existe en Dataico, la fila actualiza ese producto. |
| DESCRIPCION* | Texto | Nombre con el que se identifica el producto o servicio. |
| PRECIO_DE_VENTA_UNITARIO | Número | Precio de venta de una unidad, en pesos y solo el número: 7600 o 7600.5, sin puntos de miles ni $. |
| PRECIO_INCLUYE_IMPUESTOS | Booleano | true si el precio ya incluye los impuestos, false si no. Con true, la fila debe traer al menos un impuesto. |
| IVA% | Número | Porcentaje de IVA. Valores válidos: 0, 5, 16 o 19, solo el número, sin el signo %. Un 0 deja el producto exento. |
| IMP_CONSUMO% | Número | Porcentaje de impuesto al consumo. Valores válidos: 0, 2, 4, 8 o 16. |
| IMP_LICOR | Número | Impuesto al consumo de licores: el valor en pesos por unidad, mayor que cero. |
| CONTROL_INVENTARIO | Booleano | true si el producto mueve inventario; false si es un servicio o no lleva existencias. |
| UNIDAD | Texto | Código de la unidad de medida del listado de Dataico (ej. EA, que es Unidad). Se puede dejar vacío; si trae un valor, tiene que ser un código del listado. |
| IBUA | Número | Impuesto a bebidas azucaradas: el valor en pesos por unidad, mayor que cero. |
| ICUI% | Número | Impuesto a ultraprocesados. Valores válidos: 10, 15 o 20. |
| IMP_CONSUMO_DEPARTAMENTAL_PORCENTUAL% | Número | Impuesto al consumo departamental, en porcentaje de 0 a 100. |
| CATEGORIA | Texto | El nombre de una categoría que ya exista en Dataico, una sola por producto. Si la categoría no existe, debe crearse antes en el sistema. |
| CUENTA_VENTA | Texto | Opcional. Número de una cuenta de venta del PUC de la empresa, sin subcuentas y con cuatro dígitos o más. Si queda vacía, el producto queda sin cuenta de venta. |
| CUENTA_DEVOLUCION_VENTAS | Texto | Opcional. Número de una cuenta del PUC de la empresa para las devoluciones en ventas, sin subcuentas y con cuatro dígitos o más. Si queda vacía, el producto queda sin cuenta de devolución en ventas. |
| CUENTA_INVENTARIO | Texto | Opcional. Solo para productos inventariables: número de una cuenta de inventario del PUC de la empresa, sin subcuentas y con cuatro dígitos o más. Si queda vacía, el producto queda sin cuenta de inventario. |
| CUENTA_COSTO_GASTO | Texto | Opcional. Número de una cuenta de costo o gasto del PUC de la empresa, sin subcuentas y con cuatro dígitos o más. Si queda vacía, el producto queda sin cuenta de costo/gasto. |
Al actualizar un producto, una celda vacía conserva el valor que el producto ya tenía. Hay dos excepciones:
- Impuestos: si la fila trae al menos un impuesto, esos pasan a ser todos los impuestos del producto, y los que tenía y no vienen en la fila se quitan. Si todas las columnas de impuestos van vacías, el producto conserva los suyos.
- Cuentas: en las cuatro columnas de cuentas, una celda vacía quita esa cuenta del producto. Si el archivo no trae una de esas columnas, la cuenta no cambia.
Cada cuenta debe existir en el PUC de la empresa, no tener subcuentas y tener cuatro dígitos o más. CUENTA_INVENTARIO solo se acepta en un producto inventariable: con CONTROL_INVENTARIO en true o, si esa celda va vacía, en un producto que ya lo es. Si una sola cuenta no cumple, Dataico rechaza el archivo completo e indica la fila y el motivo.
En los campos booleanos escribe true o false. Un valor distinto, como "sí" o "no", no se reconoce y la celda se trata como vacía.
Antes de subir el archivo
Verificar que todos los campos obligatorios estén diligenciados y que los formatos sean los indicados. Un campo con formato incorrecto o un obligatorio vacío puede generar errores en la importación.
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