¿Cómo actualizar la numeración de facturación electrónica cuando vence o se acaban los consecutivos?

¿Qué es una numeración electrónica?

Así como antes se necesitaban talonarios físicos para emitir facturas, en la facturación electrónica también es necesario contar con una numeración autorizada por la DIAN. Este "talonario digital" es lo que se conoce como numeración electrónica o resolución de facturación.

Cada factura emitida consume un consecutivo de ese talonario. Cuando se usan todos los consecutivos disponibles o vence el plazo de vigencia autorizado, es necesario tramitar una nueva numeración.

¿Por qué se vence la numeración?

Las numeraciones electrónicas tienen dos tipos de límite:

Rango de consecutivos: la DIAN autoriza un rango de números (por ejemplo, del 1 al 1000). Al emitir la factura 1000, la numeración queda agotada.
Vigencia temporal: la DIAN asigna un período de validez a cada resolución. La DIAN no establece un período fijo; puede ser 6, 12 o 24 meses, y la asignación es automática.

Pasos para actualizar la numeración

1. Solicitar una nueva numeración en la DIAN

Gestiona una nueva resolución (Formulario 1876) desde el portal de la DIAN. Cualquier persona del negocio puede hacer este trámite, aunque generalmente lo gestiona el contador.

2. Esperar el tiempo de activación

Una vez descargado el PDF de la nueva resolución, los sistemas de la DIAN tardan hasta 2 horas en activar la numeración. No es un proceso inmediato.

3. Sincronizar la nueva numeración en Dataico

Cuando la DIAN haya activado la numeración, cárgala en Dataico siguiendo los pasos descritos en el artículo ¿Cómo asociar o actualizar una resolución de facturación electrónica en Dataico?

¿Cómo saber la fecha de vencimiento de mi numeración actual?

Puedes verificarla en el PDF de la resolución:

Fecha de Formalización: aparece en la parte inferior derecha de la primera página. Indica cuándo fue tramitada en la DIAN.
Tiempo de vigencia: se encuentra en la segunda hoja, en la sección "Rangos de Numeración" > campo "Vigencia".

¿Cuándo debe comenzar el rango de la nueva numeración?

Idealmente, la nueva numeración debe comenzar desde el número siguiente al último consecutivo usado. Por ejemplo: si la última factura fue la 200, la nueva numeración debe empezar desde 201.

Para identificar el último consecutivo utilizado, ve a Ventas > Facturas y haz clic en el encabezado de la columna "No." para ordenar las facturas por número.