Cómo se calculan la provisión por periodo y la cesantía definitiva en Dataico

Dataico separa dos cifras que la ley también separa: la provisión, que reserva cada periodo lo que el trabajador va causando, y la cesantía definitiva, que se liquida al 31 de diciembre o al terminar el contrato. La provisión sigue lo que pasa mes a mes; la definitiva aplica la base que fija la ley. Al final, Dataico registra la diferencia entre las dos para que lo provisionado cuadre con lo que se paga.

La provisión de cada periodo

Cada periodo provisiona sobre lo que el trabajador ganó en él:

Provisión del periodo = (Salario + Auxilio de transporte) × Días del periodo / 360
                        + Devengados salariales del periodo × 30 / 360

• El auxilio de transporte entra cuando el trabajador lo recibe.
• Los devengados salariales son los que constituyen salario, como horas extra o comisiones. Cada uno se provisiona en el periodo en que se pagó.
• Un periodo no recalcula los anteriores: si el salario sube, la provisión crece desde ese periodo en adelante.

La cesantía definitiva

Al cierre del año o al terminar el contrato, Dataico calcula la cesantía que corresponde pagar:

Cesantía definitiva = Base × Días trabajados en el año / 360

La base sigue el artículo 253 del Código Sustantivo del Trabajo:

Los intereses de cesantías se calculan sobre esa cesantía definitiva, proporcionales a los días trabajados.

El ajuste entre las dos

La diferencia entre la cesantía definitiva y lo provisionado durante el año se registra sola como ajuste de cesantías, y la de los intereses como ajuste de intereses. No tienes que calcularla ni escribirla.

Ejemplo paso a paso

Un trabajador gana $3.000.000 de enero a abril y $3.500.000 desde mayo, sin auxilio de transporte ni otros devengados, todo el año.

Provisiones:

Enero a abril:      $3.000.000 × 30 / 360 = $250.000 por mes  →  4 × $250.000 = $1.000.000
Mayo a diciembre:   $3.500.000 × 30 / 360 = $291.667 por mes  →  8 × $291.667 = $2.333.333
Total provisionado: $3.333.333

Cesantía definitiva: el salario no cambió de octubre a diciembre, así que la base es el último salario.

Cesantía definitiva = $3.500.000 × 360 / 360 = $3.500.000

Ajuste de cesantías:

$3.500.000 − $3.333.333 = $166.667

Si el aumento hubiera llegado en noviembre, la base sería el promedio del año y la cesantía definitiva quedaría cerca de lo provisionado.

Dónde lo ves

En Nómina > Empleados, entra a la ficha del trabajador con Ver detalles, elige Prestaciones y luego Cesantías. En la fila del año, Ver detalles abre el detalle por periodo:

• La columna PROVISIÓN muestra lo que provisionó cada periodo, y PROVISIONES ACUMULADAS lo que se lleva reservado en el año.
• El recuadro del valor sugerido muestra la cesantía definitiva. Mientras al año le queden periodos por liquidar, sus cifras aparecen en naranja: son las provisiones acumuladas hasta el último periodo liquidado, no todavía la cesantía definitiva.

Si necesitas corregir un año, sigue Cómo ajustar el auxilio de cesantías desde el perfil de un empleado.

Recuerda: las cesantías se liquidan anualmente con corte al 31 de diciembre y se consignan al fondo de cesantías a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. También se liquidan al terminar el contrato o cuando el trabajador pasa a salario integral.

Esta forma de calcular las cesantías es una actualización que se está habilitando de forma paulatina para todos los clientes, junto con la nueva forma de liquidar la nómina. Mientras llega a tu empresa, tus cesantías se siguen calculando como explica Cómo se calcula la provisión de cesantías en Dataico.