Cómo registrar deducciones a un empleado

Una deducción es un valor que se le descuenta al empleado en su pago: una libranza, un embargo, una cuota sindical, un anticipo, entre otros. Se registra con la fecha en que se aplica, y se descuenta en la liquidación del periodo que contiene esa fecha.

Los descuentos de salud y pensión no se registran como deducción: la plataforma los calcula sola en cada liquidación.

Requisitos previos

• El empleado debe existir y tener un contrato vigente en la fecha de la deducción.
• Si quieres usar un tipo de deducción propio de tu empresa, créalo antes como concepto de nómina. Ver Cómo crear conceptos de nómina.

Registrar la deducción desde la ficha del empleado

1. Ingresa a Nómina > Empleados y abre el empleado con Ver detalles.

   

2. Haz clic en Añadir novedad.

   

3. En el paso 1, elige la categoría Deducciones.

   

4. En Selecciona el tipo de deducción, elige el tipo. Algunos de los disponibles son Libranza, Embargo Fiscal, Sindicato, Cooperativa, Deuda, Anticipo, AFC, Pensión Voluntaria, Planes Complementarios, Educación, Pago Tercero, Sanción y Reintegro. Los conceptos de tu empresa aparecen al final, bajo Conceptos personalizados.

   

5. Haz clic en CONTINUAR.

   

6. Completa el formulario:

   • Fecha de aplicación: el día en que se aplica la deducción. Define en qué periodo se descuenta.
   • Valor de la deducción: el monto a descontar.
   • Porcentaje: solo aparece en Sindicato, y es obligatorio.
   • Descripción: es opcional, salvo en Libranza y en los conceptos personalizados, donde es obligatoria.

   CREAR NOVEDAD se habilita cuando los campos obligatorios están completos.

   

7. Haz clic en CREAR NOVEDAD y, en la ventana Confirma los cambios, haz clic en Confirmar.

   

Registrar la deducción desde la liquidación del periodo

1. Ingresa a Nómina > Liquidación e inicia la liquidación del periodo, o entra al periodo en borrador desde Historial de periodos.
2. En la tabla de empleados, haz clic en Agregar novedades en la fila del empleado.
3. En el panel de novedades, haz clic en Agregar en la tarjeta Deducciones.
4. Haz clic en + Nueva Línea y elige el tipo en la lista Agregar Deducción.
5. En la línea que se agrega, escribe el Valor y, si aplica, la Descripción. En Sindicato también se pide el Porcentaje %.
6. Haz clic en Guardar y luego en Volver a liquidación.

¿Qué pasa después?

• La deducción se descuenta en el periodo de su fecha de aplicación, y se ve en el Resumen de colilla del empleado cuando liquidas ese periodo.
• Pensión Voluntaria, Retención Fuente, Sindicato y cada concepto personalizado se registran una sola vez por periodo de nómina del empleado. Si el periodo ya tiene una del mismo tipo, el calendario de la ficha bloquea todos sus días y, al pasar el cursor, muestra Período ocupado por otra novedad.
• Las demás deducciones se aplican una sola vez. Si un descuento se repite cada periodo, como una libranza, regístralo en cada periodo.
• Una deducción registrada desde la ficha aparece como tarjeta en el Historial de Novedades del empleado, desde donde puedes Editar su fecha, valor y descripción, o Eliminarla.
• Si la fecha de aplicación cae en una nómina ya liquidada, la ventana de confirmación la lista en Actualización de periodos anteriores, y te avisamos en el módulo de liquidación para que puedas actualizarla.

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