¿Cómo registrar la cuenta contable de cada producto?

Cuando una empresa maneja líneas de negocio con cuentas distintas (por ejemplo, servicios en una cuenta y productos físicos en otra) necesita que cada ítem llegue a su lugar exacto en la contabilidad. Con esta configuración, cada producto lleva sus propias cuentas PUC y las reglas contables las usan automáticamente al generar los asientos.

La configuración tiene dos partes: asignar las cuentas al producto y activar la opción en la regla contable.

Paso 1: Asignar cuentas al producto

1. Ve a Productos e Inventario > Búsqueda de Productos y abre el producto que quieres configurar.

2. En la sección Automatización contable del formulario, completa los campos:

   • Cuenta de venta (PUC): se usa en facturas, Notas Débito y documentos POS electrónico.
   • Cuenta devolución en ventas (PUC): se usa en Notas Crédito y Notas de Ajuste POS.
   • Cuenta de inventario (PUC): se usa en compras, Documentos Soporte y notas de ajuste cuando el producto es inventariable.
   • Cuenta de costo/gasto (PUC): se usa en compras, Documentos Soporte y notas de ajuste cuando el producto no es inventariable.

   El formulario no exige estas cuentas: se pueden dejar vacías y guardar el producto igual. Lo que las vuelve obligatorias es el Paso 2, porque una regla con "Usar cuentas del producto" activa necesita la cuenta que corresponda a cada producto y documento.

3. Para elegir la Cuenta de inventario (PUC), activa primero "¿Este producto es inventariable?" en el mismo formulario. Mientras esa pregunta esté desactivada, el selector de la Cuenta de inventario queda bloqueado y las compras del producto usan la Cuenta de costo/gasto.

4. Guarda el producto.

Nota: Repetir este proceso para cada producto que vaya a utilizar contabilidad.

Asignar las cuentas a muchos productos con un archivo

En lugar de abrir cada producto, las cuatro cuentas se pueden asignar, cambiar o quitar en bloque desde Importación > Productos e Inventario, con Crear productos o Actualizar productos. El archivo trae las columnas CUENTA_VENTA, CUENTA_DEVOLUCION_VENTAS, CUENTA_INVENTARIO y CUENTA_COSTO_GASTO: en cada una va el número de una cuenta del PUC de la empresa, sin subcuentas, y una celda vacía quita esa cuenta. CUENTA_INVENTARIO solo aplica a productos inventariables. El Excel de Exportar productos también trae estas columnas.

El formato de cada columna está en el manual de campos del archivo de importación de productos.

Paso 2: Activar la opción en la regla contable

1. Ve a Contabilidad > Reglas y abre con el ícono del lápiz la regla que quieres ajustar (factura, compra, Documento Soporte, Nota Crédito, etc.).

   

2. Activa el interruptor "Usar cuentas del producto", arriba de la tabla de parametrización.

   

3. Guarda la regla.

   

Resultado

Al aplicar la regla a un documento, el sistema genera una línea contable por cada producto usando la cuenta que corresponde: Cuenta de inventario si el producto es inventariable en una operación de compra, Documento Soporte o nota de ajuste; Cuenta de costo/gasto si no lo es; y las cuentas de venta o devolución en los documentos de venta. Una Nota Crédito usa la Cuenta devolución en ventas (PUC) del producto.

Si un producto no tiene la cuenta aplicable asignada, el documento queda en borrador y muestra la lista de referencias (SKUs) que faltan por configurar. El documento no avanza hasta que todos los productos tengan cuenta. Por eso conviene dejar las cuentas vacías solo en productos que no vayan a pasar por una regla con esa opción activa.

Si la regla de Notas Crédito ya tenía activa esta opción, asigna la Cuenta devolución en ventas (PUC) a los productos que devuelves: mientras falte, la Nota Crédito queda en borrador con esas referencias.

Si la regla de compras o de Documentos Soporte ya tenía activa esta opción, asigna la Cuenta de inventario (PUC) a tus productos inventariables: mientras falte, el documento queda en borrador con esas referencias.

¿Qué pasa al usar "Aplicar Regla" manualmente?

El resultado es el mismo: el sistema genera las líneas por producto antes de guardar, así puedes revisarlas en pantalla antes de confirmar.

Restricciones

• Aplica a: facturas, Notas Crédito, Notas Débito, POS electrónico, Notas de Ajuste POS, compras, Documentos Soporte y notas de ajuste.
• En compras, Documentos Soporte y notas de ajuste no hay reemplazo automático entre Cuenta de inventario y Cuenta de costo/gasto: debe estar configurada la cuenta que corresponda al estado del producto.
• Las reglas ya existentes no cambian su comportamiento hasta que actives el toggle manualmente.

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