¿Cómo activar y configurar los Eventos de Recepción en Dataico?

Para comenzar a generar eventos de recepción desde Dataico es necesario completar una configuración inicial. Este proceso se realiza una sola vez.

Requisito previo: Debes estar habilitado en facturación electrónica ante la DIAN. Si ya tienes habilitado el software de facturación en Dataico, puedes continuar directamente.

Pasos de configuración

1. Ingresa al módulo Compras > Eventos de Recepción y selecciona Comenzar.

2. Haz clic en Activar para confirmar que deseas habilitar los eventos de recepción.

3. Haz clic en Configurar y completa los siguientes campos:

   • Correo de recepción: define el nombre de la dirección de correo con dominio Dataico a la cual tus proveedores deberán enviar sus facturas electrónicas (en formato ZIP). Cuando llega una factura a ese correo, el sistema la procesa automáticamente.

   • Numeración de compras: elige la numeración con la que se registrarán las compras que se generen automáticamente a partir de las facturas recibidas.

   • Prefijo y consecutivo de eventos: define el prefijo para los documentos de evento y el número desde el cual comenzará su numeración. Se recomienda usar "EV" para distinguirlos fácilmente de otros tipos de documentos; si nunca has usado esta numeración en otro sistema, comienza desde 1.

   

4. Activa los eventos automáticos que deseas que el sistema genere sin intervención manual. Puedes activar o desactivar individualmente: Acuse de Recibo, Recibo del Bien o Servicio y Aceptación Expresa.

   

5. Guarda los cambios.

   

Con esta configuración, cada vez que llegue una factura electrónica de un proveedor al correo configurado, el sistema la procesará y generará automáticamente los eventos de recepción definidos.

Notas importantes

• El correo configurado es único dentro de Dataico.
• Una vez que se hayan generado eventos, no es posible cambiar el correo ni el prefijo de eventos. Si necesitas modificar la numeración de compras u otras automatizaciones, puedes hacerlo desde la opción de edición de configuración.