¿Cómo traer las facturas de compra desde la DIAN a Dataico?

Dataico permite importar directamente las facturas electrónicas de compra validadas por la DIAN sin necesidad de descargar XMLs manualmente ni ingresar cada factura una a una. El proceso se hace en tres pasos y puede repetirse semanalmente para mantener la información actualizada.

Por qué usar esta funcionalidad

Elimina la necesidad de ingresar al portal de la DIAN, descargar archivos y cargarlos individualmente.
Minimiza errores y duplicados al traer solo las facturas que aún no están registradas en Dataico.
Se integra automáticamente con los módulos de Eventos de Recepción, Cartera y Contabilidad.

Requisito previo

Ingresa al módulo Compras y selecciona la opción Traer mis facturas de compra.

Paso 1: Seleccionar el rango de fechas

Elige el período del que deseas traer las facturas. El rango máximo es de 7 días consecutivos.

Si algunos días aparecen en gris, significa que ya fueron consultados anteriormente y no están disponibles para selección. Si hay procesos pendientes de esas fechas (sin confirmar), ver: ¿Cómo completar un proceso pendiente?

Paso 2: Generar y enviar el token de acceso de la DIAN

El token es una autorización temporal que le permite a Dataico consultar las facturas en la DIAN.

Accede al portal de la DIAN (persona jurídica o persona natural).
Selecciona el rol de representante legal e ingresa con los datos de la empresa.
Genera el token desde el portal.
La DIAN enviará un correo con el asunto "Token acceso DIAN" al correo del representante legal.
Reenvía ese correo a: bot-resolucion@dataico-recepcion.com

El token es válido por 60 minutos. Si no se usa dentro de ese tiempo, debe generarse uno nuevo. Una vez recibido, Dataico consultará la DIAN y traerá las facturas del período seleccionado (el proceso puede tardar algunos minutos).

Paso 3: Confirmar los documentos

Esta pantalla muestra un resumen antes de crear los documentos en Dataico. Incluye tres secciones:

Compras encontradas: indica cuántas facturas se detectaron en la DIAN y cuántas ya estaban registradas en Dataico. Solo se crearán las que aún no existen en el sistema.

Configurar Eventos de Recepción: si hay compras a crédito, puedes activar aquí la generación automática del Acuse de Recibo. Para otros eventos (Recibo del Bien, Aceptación Expresa), la configuración se gestiona desde el módulo de Eventos de Recepción.

Confirmar documentos: muestra el número estimado de documentos que se generarán según los módulos activos en tu cuenta:

Facturas de compra
Cuentas por pagar (si tienes el módulo de Cartera activo)
Asientos contables (si tienes Contabilidad automática activa)
Eventos de recepción (estimado según compras a crédito)

El número mostrado es aproximado y puede variar. Las cantidades finales dependen de la configuración de cada módulo y de si las compras son a crédito o contado.

Haz clic en Confirmar para iniciar la creación de los documentos. El proceso puede tomar unos minutos dependiendo de la cantidad de facturas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seleccionar solo algunas facturas para cargar? No. El sistema procesa todas las facturas encontradas en el rango de fechas seleccionado. No es posible elegir documentos individuales.

¿Con qué frecuencia debo traer las facturas? Se recomienda hacerlo al menos una vez por semana para mantener la información actualizada y evitar acumulaciones.

¿Cómo activo la Cartera automática? Ve a Cartera > Configuración, activa el módulo y define en Reglas de Cartera para qué documentos se crean las cuentas por cobrar y por pagar.

¿Cómo activo la Contabilidad automática? Ve a Contabilidad > Reglas y activa la opción de contabilidad automática.