Error: "Este documento ya existe en la DIAN pero nunca ha sido enviado por Dataico"

Este aviso aparece al enviar un documento a la DIAN cuando la DIAN ya tiene registrado un documento con ese mismo número, y ese documento no salió de Dataico. Lo más común es que el consecutivo ya se haya usado con otro software de facturación.

Cómo lo identifica Dataico

Cuando la DIAN responde que un documento con ese número ya fue procesado, Dataico revisa si alguno de los envíos que hizo de ese documento es el que la DIAN tiene:

• Si coincide con un envío de Dataico, el documento se marca como aceptado automáticamente. Es el caso de un envío que llegó a la DIAN pero cuya respuesta no alcanzó a llegar a Dataico.
• Si no coincide con ningún envío de Dataico, aparece este aviso. El documento que tiene la DIAN con ese número es otro, emitido por fuera de Dataico.

Cómo se ve en Dataico

En el listado, la fila del documento queda así:

• Un ícono de advertencia rojo. Al pasar el mouse encima aparece el mensaje "Este documento ya existe en la DIAN pero nunca ha sido enviado por Dataico!".
• Un enlace Ver en la DIAN, en lugar de los íconos de envío a la DIAN y de correo.
• El documento sigue sin enviar: no queda aceptado ni se envía al cliente.

Reenviarlo no sirve. Mientras el número esté ocupado en la DIAN por otro documento, el resultado será el mismo.

Cómo solucionarlo

1. Haz clic en Ver en la DIAN, en la fila del documento. Se abre en el portal de la DIAN el documento que tiene registrado ese número.
2. Revisa quién lo emitió, para quién y por qué valor.
3. Según lo que encuentres:
   • Si es un documento que tu empresa emitió con otro software, ese consecutivo ya está usado y el documento de Dataico no se puede emitir con ese número. Créalo de nuevo con otro número: usa Copiar en el menú de los tres puntos de la fila para no digitarlo otra vez. Ver ¿Cómo copiar una factura en Dataico?.
   • Si el otro software usó más consecutivos de esa numeración, ajusta el número desde el que Dataico continúa antes de emitir de nuevo. Ver ¿Cómo definir el número inicial de consecutivo en una numeración?.
   • Si no reconoces el documento, comunícate con soporte con el prefijo y el número del documento.

Si el documento de Dataico que quedó con el aviso es el último de su numeración, puedes eliminarlo. Ver ¿Cómo eliminar una factura en Dataico?.

Cómo evitar que se repita

• Antes de empezar a emitir en Dataico con una numeración que ya usabas, confirma cuál fue el último consecutivo que emitió tu proveedor anterior, y configura el inicio en el número siguiente.
• No emitas documentos con la misma numeración desde dos programas al mismo tiempo.

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