¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica es el reporte fiscal que el empleador transmite a la DIAN para informar los pagos realizados a sus trabajadores. No es el pago en sí: es el documento electrónico que soporta ese pago ante la autoridad tributaria. El empleador primero paga la nómina (nómina administrativa) y luego reporta ese pago a la DIAN (nómina electrónica).

Este proceso funciona de manera similar a la facturación electrónica: la información se envía a la DIAN para su validación y queda registrada como soporte fiscal.

¿Qué información incluye?

El documento soporte de nómina electrónica incluye el detalle de los pagos realizados a cada trabajador:

Salario básico
Horas extras y recargos
Bonificaciones y otros devengados
Descuentos por seguridad social (salud y pensión)
Otros conceptos de ingreso o deducción del período

¿Para qué sirve?

Permite al empleador soportar costos y deducciones en el impuesto de renta, según el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021.
Facilita la automatización del proceso de nómina.
Reemplaza los documentos físicos de soporte de pago.

¿Quiénes están obligados?

Según el numeral 15 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021, deben generar nómina electrónica las personas naturales o jurídicas que:

Realicen pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria
Realicen pagos a pensionados
Requieran soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta

Nómina electrónica en Dataico

En Dataico, la nómina electrónica se genera a partir de la nómina administrativa liquidada. El proceso es:

Liquidar la nómina administrativa del período
Generar el documento soporte de nómina electrónica
Transmitir a la DIAN

Es posible realizar ajustes manuales antes del envío y corregir documentos ya enviados mediante notas de reemplazo o eliminación.