Cómo habilitar la Nómina Electrónica en Dataico

Antes de enviar documentos soporte de nómina electrónica a la DIAN, la empresa debe completar la habilitación. Este proceso registra a Dataico como proveedor tecnológico autorizado para transmitir la nómina de esa empresa, y se hace una sola vez por empresa.

Requisito previo: la empresa debe haber ingresado al módulo de Nómina al menos una vez. No es necesario tener empleados, ARL ni periodicidades configurados antes de habilitar.

Dónde empieza

Ingresar a Nómina > Historial de periodos y, en la tarjeta del mes, hacer clic en Generar en la fila Nómina electrónica.
Se abre el Resumen del mes. Mientras la empresa no esté habilitada, ahí aparecen un aviso amarillo y la tarjeta Habilita tu Nómina Electrónica, los dos con el botón Empezar habilitación. Hacer clic en cualquiera de los dos.

Se abre el asistente, que lista a la izquierda los cuatro pasos y marca en cuál vas.

Paso 1: Completa el formulario en la DIAN

Hacer clic en Ir a la DIAN. Se abre en otra pestaña el portal de habilitación de la DIAN.
En el portal, seleccionar Representante Legal (o, si la empresa es persona natural, el tipo de documento en Tipo de identificación).
Completar el formulario con los datos que muestra el asistente. Cada dato tiene su botón Copiar: el NIT Representante Legal y el NIT Empresa, o la Cédula del contribuyente si es persona natural. El video del asistente muestra cómo se llena el formulario de la DIAN.
Generar el token en el portal de la DIAN y volver a Dataico.
Hacer clic en Siguiente.

Paso 2: Reenvía el token a tu cuenta de Dataico

La DIAN envía el token al correo del representante legal. Reenviar ese correo a la dirección que muestra el asistente, bot-resolucion@dataico-recepcion.com, que también tiene su botón Copiar. El video del asistente muestra cómo se reenvía el correo.

⚠️ Tienes 10 minutos para enviar el token. Si no llega en ese tiempo, el asistente muestra Se agotó el tiempo de espera del token y el botón Reintentar, que vuelve a esperarlo.

Mientras espera, el botón del pie dice Esperando el token. No hay que hacer clic en nada: el asistente avanza solo cuando el token llega.

Paso 3: Activación

El asistente muestra Activando tu software con la DIAN. El bot de Dataico ingresa a la DIAN con tu token, encuentra tu software, lo activa y envía los documentos de prueba. No tienes que hacer nada: una línea de estado va diciendo en qué va (por ejemplo, Ingreso exitoso al portal de la DIAN o Enviando documentos de prueba a la DIAN). Puede tardar unos minutos.

Paso 4: Método de transmisión

El asistente pregunta ¿Cómo transmitimos tus provisiones a la DIAN? y ofrece dos opciones, que cumplen por igual el Concepto Unificado 106 de 2022:

Método	Qué se reporta	Prima	Cesantías e intereses	Vacaciones
Mensual (predeterminado)	La parte proporcional a los días trabajados	Cada mes	Cada mes	Cada mes
Consolidado	La provisión completa, con los códigos de la DIAN	En junio y diciembre	En diciembre	Al disfrutarlas

El método define cuándo se reporta cada provisión a la DIAN, no cuándo se le paga al empleado. Mensual viene seleccionado. Elegir el que corresponda y hacer clic en Finalizar habilitación.

Si se cierra el asistente en este paso sin finalizar, queda guardado Mensual. El método se puede cambiar después desde Nómina > Configuración > Nómina Electrónica > Método de Transmisión. Ver Configuración del módulo de Nómina.

¿Qué pasa después?

El asistente muestra ¡Nómina electrónica habilitada! con el método elegido (Reportarás las provisiones de forma mensual o consolidada) y el botón Ir a generar nómina electrónica. Desde ese momento la pantalla de Nómina Electrónica deja de pedir la habilitación y permite elegir la numeración y generar la nómina del mes.

Si algo falla

Cualquier falla se muestra dentro del mismo asistente, con el botón Reintentar:

Mensaje	Qué hace Reintentar
Se agotó el tiempo de espera del token	Vuelve a esperar el token durante 10 minutos
El bot no logró ingresar al portal de la DIAN. Debes generar un nuevo token para ingresar a la DIAN. o Error interno, debemos reiniciar el bot.	Vuelve al paso 1, para generar un token nuevo
Hubo un problema guardando el software en Dataico… o La activación del software falló / tomó demasiado tiempo…	Repite la activación, sin pedir otro token

Si se cierra el asistente antes de que llegue el token, al volver a abrirlo empieza de nuevo en el paso 1. Si se cierra cuando el token ya llegó, el bot sigue trabajando y el asistente retoma donde iba.

Si el error persiste, ver ¿Por qué no puedo habilitar la Nómina Electrónica? o contactar al equipo de soporte desde el botón morado en la parte inferior derecha de la plataforma.