Cómo generar la nómina administrativa y la nómina electrónica

El módulo de Nómina está integrado con Contabilidad ✅. Las colillas, la seguridad social, las provisiones y los ajustes de nómina generan asientos contables con las reglas contables de nómina. No está conectado con Cartera ❌ (no genera cuentas por pagar automáticamente).

Configuración inicial (clientes nuevos)

Al ingresar por primera vez al módulo, el sistema presenta un proceso de onboarding con los pasos mínimos para comenzar:

1. Configurar la ARL: registrar la Administradora de Riesgos Laborales de la empresa.
2. Definir periodicidad de pago: seleccionar cada cuánto se paga la nómina (semanal, quincenal, mensual). Se puede seleccionar más de una, pero conviene marcar solo las que la empresa paga: cada periodicidad activa agrega sus propios períodos a liquidar en cada mes. Ver Cambiar la periodicidad de pago de nómina.
3. Crear el primer empleado: para poder generar el primer período de nómina.

Antes de continuar, verificar en la pestaña Empleados que la información de los empleados esté actualizada y que los empleados que ya no trabajan tengan registrada su fecha de terminación de contrato.

Liquidar la nómina administrativa

La nómina administrativa es el cálculo interno del pago de cada empleado en un período.

1. Desde la pestaña Liquidación, elegir el período en el desplegable Selecciona el periodo de este mes. El botón Liquidar nómina permanece deshabilitado hasta que hay un período elegido.

   

   Si el período que se necesita no es el del mes en curso, la tarjeta de al lado, Crear nómina fuera de periodo, sirve para eso.

2. Agregar las novedades del período para cada empleado: horas extras, incapacidades, vacaciones y otros conceptos.

3. Revisar los valores calculados y aprobar la liquidación.

La nómina administrativa queda liquidada al aprobar. Desde ahí se puede ver el PDF de la colilla de pago de cada empleado.

Generar la nómina electrónica

La nómina electrónica es el reporte fiscal que se transmite a la DIAN. No es el pago en sí: es el soporte del pago.

Para generarla, deben estar liquidados todos los períodos del mes. Por ejemplo, si la periodicidad es quincenal, deben estar liquidadas la quincena 1 y la quincena 2 antes de proceder.

1. Desde Nómina > Historial de periodos, buscar la tarjeta del mes. Cada mes muestra su cumplimiento en tres pasos: liquidación de períodos, PILA y nómina electrónica.

   

2. Para ver qué períodos componen el mes, abrir Detalle por periodos al pie de la tarjeta. Despliega cada período con sus devengados, deducciones y total. El enlace Ver detalle por periodos, en la fila de liquidación, hace lo mismo.

   

3. En la fila Nómina electrónica, hacer clic en Generar. Se abre la pantalla de nómina electrónica del mes.

   

   Elegir la Numeración (si hay una sola, ya viene elegida) y hacer clic en Generar Nómina Electrónica para emitir los documentos soporte del mes.

4. Enviar a la DIAN mediante el botón Enviar todo o de forma individual por empleado.

El estado del envío se indica visualmente: el logo en negro significa no enviada; en verde significa enviada y aceptada por la DIAN.

¿Se puede generar la nómina electrónica sin la nómina administrativa?

La generación automática del mes, con Generar Nómina Electrónica, necesita los períodos del mes liquidados. Sin liquidar la nómina administrativa, el documento de un empleado se puede crear a mano con Crear Nómina Electrónica, en la misma pantalla de nómina electrónica del mes. El paso a paso está en Crear o editar manualmente la Nómina Electrónica.