Cesantías consolidadas en nómina electrónica: cuándo y cómo reportarlas

Principio de causación

Según las normativas fiscales y contables vigentes, las prestaciones sociales (incluidas las cesantías y sus intereses) son costos del período en que se causan, independientemente de cuándo se desembolsen.

Aunque el pago al fondo de cesantías ocurre en febrero del año siguiente y los intereses en enero, la causación se realiza en diciembre. Por esto deben contabilizarse y reportarse en el período de diciembre.

Impacto en declaración de renta

Reportar las cesantías en diciembre refleja con precisión los costos del año gravable correcto. Según el artículo 110 del Estatuto Tributario, los empleadores que llevan contabilidad por causación pueden deducir las cesantías consolidadas causadas y reconocidas irrevocablemente en el período gravable.

Documento soporte de nómina electrónica

El documento soporte reporta los valores devengados contablemente, no los pagados. Por ello, aunque el desembolso al fondo sea en febrero, el período a reportar en el documento soporte es diciembre del año en que se causaron las cesantías.

Según la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el documento soporte es soporte del costo o deducción para el empleador, no del ingreso del trabajador. Los valores efectivamente pagados al trabajador pueden no coincidir con el costo acreditado en el documento.

Nota práctica: si deseas deducir las cesantías e intereses en el año gravable actual, asegúrate de reportarlos en el período de diciembre de ese mismo año en Dataico.