Cuándo y cómo ajustar el consecutivo de la nómina electrónica

La numeración de los documentos soporte de nómina electrónica no tiene que ser una secuencia continua. Ni Dataico ni la DIAN exigen que no haya saltos, solo que los números no se repitan.

Lo que sí se puede configurar es el consecutivo inicial: el número desde el cual se genera el siguiente documento. Si ese número ya fue usado, el sistema toma automáticamente el siguiente disponible.

Cuándo es necesario ajustar el consecutivo

Migración desde otro software. Si la nómina electrónica se generaba en otro software y se quiere continuar la misma numeración en Dataico, hay que configurar el siguiente consecutivo disponible.

Ejemplo: si el último número en el software anterior fue N10, el consecutivo en Dataico debe empezar en N11.

Regreso a Dataico después de usar otro software. Si se usó Dataico, se pasó a otro software y se volvió a Dataico, el otro software pudo haber generado consecutivos adicionales. Hay que actualizar el consecutivo para continuar desde donde quedó.

Ejemplo:

• Último número en Dataico antes del cambio: N5
• Consecutivos usados en el otro software: N6 a N10
• Consecutivo que debe continuar en Dataico: N11

Cómo ajustar el consecutivo

1. Ir a Nómina > Configuración y, en el menú lateral, a Nómina Electrónica.

   

2. En la tabla Numeraciones de Nómina Electrónica, buscar la numeración o prefijo a editar y hacer clic en el ícono de edición de su fila.

   

3. En Inicio de Consecutivo, ingresar el número desde el cual debe generarse el siguiente documento.

   

4. Hacer clic en Guardar.

   

Cada prefijo tiene su propio consecutivo independiente:

• N: documentos soporte de nómina
• NR: notas de reemplazo
• NE: notas de eliminación

Las numeraciones de notas (NR y NE) no existen desde el principio: se crean con el botón Agregar notas de la fila de Soporte de Nómina, y desde ese momento cada una se ajusta igual que la de soporte.

Resultado

El siguiente documento que se genere con ese prefijo toma el número configurado. Si ese número ya estaba usado, el sistema continúa con el siguiente disponible.