El RUT en Dataico: qué es, por qué importa y cómo cargarlo

El Registro Único Tributario (RUT) es el documento que identifica a todas las personas y empresas en Colombia ante la DIAN. A través del RUT, tanto personas naturales como jurídicas obtienen su Número de Identificación Tributaria (NIT).

Por qué es necesario cargar el RUT en Dataico

Todos los documentos emitidos desde Dataico son validados por la DIAN. Para evitar rechazos, los datos del emisor deben coincidir exactamente con la información del RUT.

Cargar el RUT permite:

Completar el proceso de activación de la cuenta.
Habilitar la emisión de documentos electrónicos (facturación, nómina, documento soporte, POS electrónico).
Asegurar la validez de los envíos a la DIAN, clientes y proveedores.
Evitar errores manuales: el RUT limita la edición directa de campos sensibles como el NIT, dígito de verificación y responsabilidades fiscales.
Garantizar que las facturas del plan de Dataico se emitan con los datos correctos.

El RUT no tiene fecha de vencimiento, pero debe actualizarse cada vez que cambie información personal o comercial (dirección, actividad económica o responsabilidades fiscales).

Cómo cargar el RUT para activar o actualizar la cuenta

Hacer clic en el menú de tres líneas (parte superior derecha) y seleccionar "Configuración".
Hacer clic en "Editar Empresa".
Cargar el archivo PDF del RUT descargado directamente desde la DIAN.
Dataico extraerá la información automáticamente. Verificar que los datos sean correctos y guardar.

El archivo debe ser el PDF oficial descargado de la DIAN. No se aceptan imágenes, capturas de pantalla ni archivos escaneados.

Errores comunes al cargar el RUT

El documento no está en formato PDF oficial de la DIAN El RUT debe descargarse directamente del portal de la DIAN en formato PDF. No se aceptan imágenes ni capturas de pantalla del documento.

El archivo está protegido con contraseña Si el PDF tiene clave, debe desbloquearse antes de subirlo a Dataico.

El RUT no corresponde a los datos de la cuenta Si el NIT o nombre del RUT no coinciden con los datos registrados en la cuenta, la plataforma no permitirá la carga.

El RUT tiene datos de otra persona jurídica o natural Si ya se han enviado documentos electrónicos a la DIAN con los datos actuales, no es posible reemplazarlos con un RUT de otra entidad.

Cambio de razón social Si cambió la razón social, la dirección o las responsabilidades fiscales, basta con cargar el RUT actualizado desde Configuración > Editar Empresa > editar la información con el RUT: esos datos se toman del nuevo PDF. Ver Cambiar los datos de la empresa.

Cargué el RUT actualizado y sigo como No responsable de IVA Dataico marca a la empresa como Responsable de IVA solo cuando la casilla 53 del RUT (Responsabilidades, calidades y atributos) incluye el código 48. Con cualquier otro código, o sin el 48, queda como No responsable. Este dato no se edita a mano en Editar Empresa: sale del RUT.

Descarga de nuevo el RUT desde el portal de la DIAN y confirma que la casilla 53 muestre el código 48.
Si no lo muestra, la actualización todavía no está en tu RUT: hay que hacerla ante la DIAN.
Si lo muestra y al cargarlo Dataico sigue indicando No responsable de IVA, escríbele a soporte desde el chat de la plataforma y adjunta ese PDF.

Cambio de NIT El NIT no se puede cambiar en una cuenta que ya tiene documentos electrónicos; el sistema rechaza el RUT con otro NIT. En ese caso es necesario crear una nueva cuenta en dataico.com.