Qué es un documento en Dataico
En Dataico, un documento es un registro digital que representa cualquier movimiento realizado dentro de la plataforma. Al adquirir un plan de suscripción se obtiene un paquete con un límite de documentos que se pueden utilizar en los diferentes módulos del sistema.
Tipos de documentos: fiscales vs. internos
No todos los documentos en Dataico son electrónicos ni van a la DIAN. Existen dos categorías fundamentales:
Documentos fiscales electrónicos: tienen validez tributaria, se transmiten a la DIAN y quedan registrados en el sistema tributario colombiano:
| Documento | Módulo |
|---|---|
| Factura electrónica | Ventas |
| Nota Crédito | Ventas |
| Nota Débito | Ventas |
| POS electrónico | Ventas |
| Nota de ajuste POS | Ventas |
| Documento soporte electrónico (DSE) | Compras |
| Nota de ajuste DSE | Compras |
| Nómina electrónica | Nómina |
| Eventos de recepción (acuse, recibo del bien, aceptación, rechazo) | Compras |
Documentos internos / operativos: no se envían a la DIAN, no tienen validez fiscal, y sirven para la gestión interna de la empresa:
| Documento | Módulo |
|---|---|
| Cotización | Ventas |
| Compra (factura de compra interna) | Compras |
| Orden de compra | Compras |
| Recibo de caja | Cartera |
| Egreso | Cartera |
| Cuenta por cobrar | Cartera |
| Cuenta por pagar | Cartera |
| Comprobante contable | Contabilidad |
| Certificado de retención | Contabilidad |
| Ajuste de inventario | Inventarios |
Importante: que un documento no vaya a la DIAN no significa que no sea válido o útil. Los documentos internos son parte integral de la gestión contable, financiera y operativa de la empresa dentro de Dataico.
La siguiente tabla detalla qué acciones descuentan documentos del plan según cada módulo:
| Módulo | Documentos que consumen saldo | Observación |
|---|---|---|
| Ventas | Cotizaciones, Facturas, Notas Crédito, Notas Débito, POS electrónico, Notas de ajuste POS electrónico | Todos los registros en este módulo se consideran documentos de consumo. |
| Compras | Compras, Documento soporte, Notas de ajuste, Eventos de Recepción (Acuse, Recibo del bien o servicio, Aceptación, Rechazo) | Cada Evento de Recepción consume un documento individual al enviarse electrónicamente a la DIAN. Un Documento soporte importado consume un documento al importarse, aunque quede como borrador sin enviar a la DIAN. |
| Cartera | Recibos de caja, Egresos, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar | Pueden generarse de forma manual o automática. |
| Contabilidad | Comprobante contable, Certificado de retención | Tanto los registros manuales como los automáticos generan consumo. |
| Nómina | Nómina electrónica, Nómina Electrónica de Reemplazo, Nómina Electrónica de Eliminación | La generación de colillas de pago no genera consumo de documentos. |
| Productos e Inventario | Ajustes manuales de inventario y cada conteo físico que se registre desde un archivo | Crear, eliminar o importar productos no genera consumo de documentos. Un conteo físico registrado desde un archivo consume un documento por archivo, sin importar cuántos productos traiga. Un archivo rechazado no consume. |
| Terceros | N/A | No genera consumo de documentos. |
Ejemplo: si en el módulo de Ventas se crean 5 Facturas y luego se emiten 2 Notas Crédito para corregir errores, el consumo total es de 7 documentos.
Cómo funciona el modelo de suscripción
Todos los planes de Dataico son todo en uno: incluyen acceso completo a todos los módulos y funcionalidades sin costos adicionales por módulo. La suscripción puede ser mensual, semestral o anual. La única variable que diferencia los planes es la cantidad de documentos incluidos.
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