Cómo funciona la facturación de contingencia y cómo realizarla desde Dataico

Qué es una factura de contingencia

La factura de contingencia es un documento que se utiliza de forma temporal cuando no es posible emitir y enviar facturas electrónicas a la DIAN en tiempo real debido a fallas tecnológicas: caída del sistema, problemas de conexión o indisponibilidad del software.

Este mecanismo permite continuar facturando sin detener las ventas. Una vez solucionado el inconveniente, las facturas emitidas en contingencia deben enviarse electrónicamente a la DIAN.

Qué hacer durante la contingencia

1. Emitir facturas físicas (talonario o papel) utilizando una numeración previamente autorizada por la DIAN para contingencia.
2. Entregar estas facturas al cliente como soporte de la venta.
3. Reportar posteriormente estas facturas a la DIAN en formato electrónico.

Proceso para gestionar la contingencia en Dataico

Una vez informada la contingencia a la DIAN, el proceso en Dataico es el siguiente:

1. Envío de documentos

Se debe enviar a Dataico:

• El PDF de la resolución de autorización del talonario o papel utilizado durante la contingencia.
• El número inicial desde el cual se comenzó a facturar en contingencia.

2. Configuración de la numeración

Con esta información, el equipo de soporte de Dataico carga la resolución en el sistema y la numeración queda marcada como numeración de contingencia.

3. Transcripción de las facturas

Cuando el proceso esté listo, se deben transcribir manualmente en Dataico los datos de las facturas físicas emitidas durante la contingencia. En esta etapa, las facturas no se envían aún a la DIAN.

4. Habilitación para envío electrónico

Una vez finalizada la transcripción:

• Dataico habilita las facturas para su envío.
• Se valida que el XML generado corresponda al tipo 03, requerido por la DIAN para facturas de contingencia.

5. Envío a la DIAN

• Se confirma que las facturas están listas.
• Se realiza el envío a la DIAN para su validación electrónica.

Consideraciones importantes

• La factura de contingencia no reemplaza la factura electrónica. Es un mecanismo temporal mientras se resuelve el inconveniente.
• La DIAN establece un plazo máximo (generalmente 48 horas) para realizar el envío electrónico una vez superada la contingencia.
• Cumplir este proceso evita sanciones y garantiza la validez tributaria de las facturas.