Cómo cargar el archivo de importación de empleados en Dataico

La importación masiva de empleados permite registrar varios empleados al mismo tiempo usando una plantilla en Excel, en lugar de crearlos uno por uno en el sistema.

Paso a paso

Haz clic en el menú de hamburguesa ubicado en la parte superior derecha y selecciona la opción Importación.
Ingresa al submódulo Empleados, en la fila de pestañas del módulo.
A la derecha, bajo Descarga de Referencias, haz clic en Ejemplo de Empleados para descargar el template guía en Excel. Al lado está Lista Departamentos del DANE, que sirve para llenar las columnas de ciudad y departamento.
Diligencia la plantilla con la información de cada empleado. El archivo incluye los siguientes campos:

Campo	Descripción
IDENTIFICACION	Número de identificación del empleado
TIPO_DE_IDENTIFICACION	Tipo de documento (CC, CE, etc.)
PRIMER_NOMBRE	Primer nombre
SEGUNDO_NOMBRE	Segundo nombre (opcional)
APELLIDO	Primer apellido
SEGUNDO_APELLIDO	Segundo apellido (opcional)
CODIGO_DEL_EMPLEADO	Código interno asignado al empleado
TIPO_DE_TRABAJADOR	Clasificación del trabajador según la normativa
TIPO_DE_CONTRATO	Tipo de contrato laboral
SALARIO	Valor del salario
SALARIO_INTEGRAL	Indica si el salario es integral (true/false)
PERIODICIDAD_EMPLEADO	Frecuencia de pago (quincenal, mensual, etc.)
PERIODO	Período de liquidación
FECHA_DE_INICIO	Fecha de inicio del contrato (DD/MM/AAAA)
FECHA_DE_FINALIZACION	Fecha de finalización del contrato (DD/MM/AAAA), si aplica
EMPLEADO_DE_ALTO_RIESGO	Indica si el empleado es de alto riesgo (true/false)
MEDIO_DE_PAGO	Forma de pago del salario
NUMERO_DE_CUENTA	Número de cuenta bancaria
TIPO_DE_CUENTA	Tipo de cuenta (ahorros, corriente)
BANCO	Nombre del banco
CORREO	Correo electrónico del empleado
TELEFONO	Número de teléfono
DIRECCION	Dirección de residencia
CIUDAD	Ciudad de residencia
DEPARTAMENTO	Departamento de residencia
SUB_CODIGO	Subcódigo interno, si aplica

Guarda el archivo una vez completados todos los datos.
Regresa al módulo Importación > Empleados y haz clic en Importar Empleados Excel.
Selecciona el archivo diligenciado y cárgalo en el sistema. El sistema valida el archivo y, si algo no cumple, muestra los errores en pantalla.

Una vez completado el proceso, el sistema cargará automáticamente la información de los empleados.

La importación crea empleados, no los actualiza

El archivo de Excel sirve para crear empleados nuevos. Si una fila trae la identificación de un empleado que ya existe, esa fila se rechaza con el mensaje "El documento ... coincide con un empleado ya creado. Los empleados existentes solo pueden editarse desde la interfaz.". Los cambios de un empleado existente (salario, contrato, datos personales) se hacen desde su ficha en Nómina > Empleados.

Otras filas que el sistema rechaza:

Un empleado que fue eliminado: usar la opción de reactivar en la sección de empleados de Nómina.
La identificación de la propia empresa como empleado.

Recomendaciones

Es fundamental seguir las instrucciones incluidas en el template de Excel: formatos, campos obligatorios y validaciones. Si la información no cumple con las condiciones indicadas, el sistema puede generar errores al momento de la carga. Revisa las notas en la primera fila de algunas columnas para conocer el significado y el formato esperado de cada campo.